Il Tempo: la difficile gestione e la sua esauribilità.

Da …“Gli Oratori del giorno” rassegna di eloquenza fondata nel 1927 dall’Avv. Titta Madia e oggi condotta sapientemente dal prof. Nicola Madia. In questo numero c’è una mia riflessione sul tempo e sulla sua esauribilità, tema trattato nel mio libro “La felicità sta nell’ombra”. Far parte di questa rivista, in cui si avvicendano le firme più pregiate della giurisprudenza italiana è per me motivo di orgoglio.

Le innovazioni, o meglio, le vorticose evoluzioni che spesso il sistema ci impone stanno provocando un cortocircuito fra l’individuo e gli strumenti disponibili per la gestione del tempo. È come se la velocità di esecuzione, a cui siamo obbligati, dal turbinio del tempo ci portasse più facilmente a commettere errori, perché inadeguati, a volte addirittura obsoleti. È come se, per fare un esempio, un atleta corresse male, facendo movimenti non corretti, che lo portano a perdere velocità, resistenza, o semplicemente è come se, pur correndo, si allontanasse dall’obiettivo della sua corsa, sbagliando strada, strategia, direzione. Il rischio, in questi casi, è di ritrovarci, dopo una lunga corsa, al punto di partenza, ma con tutti i possibili errori che la nostra inadeguatezza ci consegna: disagi, danni, opportunità perdute. Insomma correre male non va bene. Oggi ancor di più.

In questi casi, un esercizio che potrebbe aiutare è: fermarsi. Riflettere. Capire cosa fare, in che modo e con quali tempi. Insomma riprogrammare le nostre priorità. Potremmo dire che per correre bene occorre prima imparare a star fermi.

La riflessione di Gibran, se riportata al ragionamento sul tempo, ci induce ad una serie di considerazioni: a volte, anzi spesso, ci affanniamo, corriamo, desideriamo. Senza fermarci un attimo, senza riflettere, senza vivere con la giusta consapevolezza il presente e il tempo a nostra disposizione. Come se il tempo a noi concesso fosse infinito. Ma così non è. Il tempo è la risorsa più importante che abbiamo ma, paradossalmente, lo gestiamo male, sprecandolo in attività e mille progetti, non sempre importanti. Lo usiamo, a volte lo sprechiamo, facendo cose “…tanto per passare il tempo”. Come se non avesse valore, come se fosse infinito. Al contrario, dovremmo decidere di usarlo con la necessaria lucidità e per le cose importanti. Il tempo è prezioso.

Ora, nel privato ciascuno ne può fare quel che vuole, è ovvio. È democratico. Ma se riportiamo tutto questo ragionamento in un’ottica lavorativa dobbiamo concludere che è bene usare il tempo al meglio e renderlo efficace. L’uso corretto e consapevole che ne faremo farà sempre più la differenza. Ognuno di noi, quindi, è bene che trovi il suo metodo efficace nella gestione del tempo. Vuol dire far bene o far male. Vuol dire vincere o perdere.

“Causa o effetto?”

Il ragionamento dovrebbe indurci così a capire innanzitutto una cosa: qual è la causa che provoca quell’effetto? Cos’è causa e cos’è effetto? La corretta comprensione delle due dinamiche farà tutta la differenza del mondo. Se non comprendiamo la causa subiremo sempre gli effetti.

In tutte le mie esperienze aziendali, da consulente di direzione, ho sempre cercato di aiutare le realtà con cui ho collaborato ragionando così: causa ed effetto. Suggerendo sempre un metodo, da cui partire e a cui uniformarsi: analisi, programmazione, correzione continua. È diventato, sempre più, il mio schema di riferimento. A.P.C., vale a dire, Analisi (interna/esterna), Programmazione (interna), Correzione continua (interna/esterna). Non è facile elencare tutti gli aspetti e i molti particolari importanti di ogni fase, ma nel tentativo di voler mappare i passaggi fondamentali potrei così descriverli.

Analisi: deve prevedere, due anime, una interna, ovvero la struttura: persone, competenze e strumenti, una esterna: lo scenario, i competitors, la domanda.

In questa fase è importante dedicare tutto il tempo necessario. Con una logica orizzontale, sospendendo il giudizio. Analizzando ogni aspetto. Approfondire bene adesso sarà di grande aiuto nel programmare correttamente e nel sapere con precisione quali aspetti monitorare in corso d’opera. È una fase che deve prevedere un’esatta analisi “interna”: persone, competenze, strumenti, metodologie. Poi, a questa segue quella “esterna”: lo scenario, il mercato di riferimento, i competitors, la domanda. Ma se in questa fase regnasse l’approssimazione tutto il progetto sarebbe destinato al fallimento, perderemmo solo tempo e opportunità. Quindi prendiamoci tutto il tempo necessario.

Programmazione: questa fase è fondamentalmente interna, segue l’analisi, di essa è la naturale conseguenza. Ha alcuni passaggi fondamentali che è bene seguire:

• Mappatura: è la rappresentazione grafica di tutta la struttura, le attività, i ruoli, i flussi di lavoro, le risorse necessarie. Ci dice “chi fa che cosa” e con quali strumenti.
• Implementazione: è la fase di attuazione (step 0 – o fase test). Si dà avvio al nuovo processo, assicurandoci che tutto il team sia sufficientemente coinvolto, formato, consapevole e che abbia sempre accesso a tutte le informazioni necessarie per la gestione del nuovo processo.
• Revisione: serve per analizzare e ottimizzarne l’efficienza, identificando subito tutti gli eventuali colli di bottiglia, lacune o inefficienze.

Monitoraggio e miglioramento: una volta avviato il processo è bene prevedere standardizzate attività e strumenti di controllo, su tutto. Sui tempi di esecuzione alle sollecitazioni che ci dà il mercato (time to market) aspetto questo fondamentale per cogliere opportunità e ottenere un vantaggio competitivo sui competitors. Bisogna effettuare un’attenta analisi del dato, dell’informazione che emerge. Effettuare un monitoraggio “utile” vuol dire prevedere indicatori di prestazione ben concepiti, in inglese comunemente detti (KPI – Key Performance Indicators). Tracciare e analizzare il dato per valutarne le prestazioni, misurare i processi in linea con gli obiettivi strategici. Evidenziare ciò che funziona, gli eventuali problemi da risolvere e le aree di possibili ulteriori sviluppi. Gli indicatori devono essere quantificabili, specifici e rilevanti. Se ben concepiti prenderemo decisioni consapevoli, guidando un’azienda, o la propria professione, verso il successo. Oggi, come non mai, la raccolta, l’analisi continua del dato, la loro interpretazione, fanno sempre più la differenza.  

In tutto questo, ovviamente, l’uso del digitale e degli strumenti di analisi e controllo, facilmente reperibili, ci danno una grossa mano. Basta solo saperli applicare e poi analizzarli, continuamente. Ci sono molti software buoni per tenere sotto controllo le dinamiche fondamentali, come il tempo, il budgeting, l’operatività, le prospettive di crescita, il rischio d’impresa, solo per citarne alcune. Poi, ovviamente, anche un uso attento dell’intelligenza artificiale contribuirà a darci altre risposte utili. In questo caso, attraverso l’applicazione di algoritmi e la comprensione dei dati potremmo svolgere compiti sempre complessi, adattandoci e migliorando costantemente le prestazioni. Ma sull’IA è bene fermarsi, dovremmo ragionare su molte variabili.

Questo è, gestendo al meglio il tempo, un approccio corretto per “guidare” un’azienda, o la propria professione. Decodificare correttamente ogni dato utile, ci permetterà di capire meglio dove va il mondo, il lavoro, gli interessi. Tutto ciò senza causare danni e con un po’ di anticipo sui competitors.

In fondo così come per guidare una macchina è necessario guardare avanti e con attenzione verso tutte le variabili, anche per guidare sé stessi, un’azienda o la propria professione, è necessario guardare avanti, avendo però sempre con sé gli strumenti giusti per effettuare rapidamente i necessari correttivi, per rispondere velocemente alle sollecitazioni che il velocissimo tempo in cui viviamo ci impone. Non prestare la giusta attenzione, a tutti questi aspetti, può voler dire: finire fuori strada.